Участникам экспозиции подобного типа предоставляется огромный объём сведений, а также возможность самостоятельно выступить с различного рода докладами принимать участие в обсуждениях и дискуссиях. Насколько эффективной окажется конференция на конкретную тему во многом зависит от грамотно выстроенный организации. Не так просто успешно подготовить подобные мероприятия из-за крупного формата.
Как правильно организовать конференцию
Как организовать конференцию так, чтобы получить от мероприятия полную отдачу? В первую очередь, необходимо ответить на два основных вопроса. Первый — это цель проведения конференции. Второй — задача, которую она должна решить в результате. Обязательно изначально определяются стратегические намерения и цели. Кто-то пытается, используя формат конференции, наладить полезные контакты и связи, другие презентуют новые проекты или формулируют консолидированную позицию. Независимо от того, насколько глобальные цели преследует проведение конференции, существует целый перечень задач, которые обязательно должен решить каждый организатор:
-
подобрать тему конференции;
-
организовать программу;
-
пригласить спикеров мероприятия;
-
ориентироваться на целевую аудиторию;
-
презентовать событие должным образом;
-
выбрать место проведения по определённым критериям;
-
составить план и смету конференции;
-
организовать работу с партнёрами;
-
наладить логистику и кейтеринг;
-
запланировать соблюдение отдельных аспектов;
-
обеспечить полноценное информационное сопровождение уже после конференции.
Как подобрать оптимальную тему конференции
Сформулировать тематику необходимо таким образом, чтобы люди оказались заинтересованы в посещении мероприятия. Тема должна раскрывать суть и ни в коем случае не уводить представителя целевой аудитории в какие-либо дебри. Важно оценить проведение подобных мероприятий ранее, равно как и успешность данного действия, пригласить подходящих спикеров для освещения конкретной темы, используя оценки экспертов и потенциальных участников.
Даже если тема максимально интересна, важно сделать так, чтобы в процессе конференции она была освещена должным образом.
Как проработать программу конференции
Все тонкости необходимо учесть изначально. Никаких накладок не должно быть ни на пленарном заседании, ни даже в перерывах на обед. Разработка программы актуальна, если уже подготовлена панель спикеров и приглашены те, кто будет принимать непосредственное участие в мероприятии. Если по каким-то причинам предстоит выполнить замену, то скорее всего программу придётся пересматривать.
Кого стоит пригласить в качестве спикеров
Желательно знать представителей до мероприятия либо постараться ещё на стадии подготовки к конференции связаться с ними для того, чтобы назначить конкретную дату и место. Видение конференции необходимо сформулировать в документе и переслать тем, кто будет принимать участие с конкретными вопросами и тезисами. Желательно работать с каждым индивидуально, учитывая, что отказаться от участия волен любой. На случай подобного отказа необходимо иметь дополнительный план.
Спикеров тоже важно заинтересовать для того, чтобы в дальнейшем тщательно координировать выступление. При необходимости решить логистические вопросы следует всячески содействовать экспертам, проезд и проживание для иногородних должны оплачивать организаторы конференции.
Что касается целевой аудитории, то она вполне может состоять из различных сегментов. Если, к примеру, темой конференции является налогообложение, то она, скорее всего, заинтересует адвокатов, консультантов, предпринимателей, бухгалтеров и других специалистов из различных направлений деятельности, связанных с налогообложением. Каждый сегмент предполагает работу в индивидуальном порядке, а потому в качестве идеального решения следует предусмотреть отдельные мероприятия по продвижению. Оптимальным решением зачастую становятся адресные приглашения.
Основные тонкости продвижения конференции
Данный момент абсолютно индивидуален и напрямую зависит от представителей целевой аудитории. Чем больше людей запланировано на мероприятии, тем шире нужен охват. Если это специальная конференция, то только приветствуются публикации в изданиях и на профильных соцстраницах. Дополнительно рекомендовано создать посадочную страницу конференции с целью её раскрутки в СМИ и социальных сетях. Многие используют для этой цели созданный по готовому шаблону сайт — на этом можно сэкономить. Все сведения о конференции в данном случае будут интегрированы, дополнительно используются опции оповещения участников и учёта. Продвижение мероприятия можно заказать и профессионалам, для которых организация конференций в Омске — привычное дело, в этом случае эффективность будет гораздо выше.
Как подобрать подходящую площадку
Собираясь провести конференцию, важно уделить внимание той площадке, на которой будет проходить мероприятие. Она подбирается с учётом:
-
необходимого количества мест с учётом приглашённых участников;
-
конфигурации конкретного помещения;
-
стоимости аренды и всех услуг, что она предполагает;
-
местоположения, удобного для всех гостей.
Как грамотно спланировать конференцию
Весь план предстоящего мероприятия необходимо разбить на отдельные блоки. За каждое из направлений назначаются ответственные люди, работа которых, однако тщательно координируется. В качестве основного документа выступает смета, где отражаются все расходы, включая те, что идут на покупку одноразовой посуды. Мелочам следует уделить особое внимание, так как зачастую именно на них приходится около трети бюджета.
Обязательно стоит запланировать не только дату, но и время начала конференции. Эти сведения будут зависеть от определенных параметров. Если это однодневное мероприятие, то достаточно будет назначить его в будний день. Те же конференции, что предполагают участие иногородних и растягиваются на несколько дней, лучше запланировать на выходные.
Спонсорская поддержка
При организации коммерческой конференции необходимо привлекать партнёров и спонсоров. Такое решение актуально, так как отдельные финансовые вопросы удастся закрыть с их участием.
Логистические задачи
От выделенного бюджета напрямую зависит наличие питания в течение дня и даже забота об участниках конференции с различными вкусовыми ограничениями. Зачастую кейтеринг можно заказать непосредственно на площадке, отвечающей за организацию.
Тщательно продумывается и логистика. Если место, в котором планируется провести мероприятие, расположено в центре, то участники, вероятно, будут добираться через пробки, о чём их нужно предупредить заблаговременно. Иногородним обязательно организуется трансфер.
Каким образом координируется деятельность в разных направлениях
Те конференции, которые скорее всего привлекут не одну тысячу человек и будут удостоены внимания СМИ, важно запланировать примерно за несколько месяцев. Локации бронируются на конкретную дату, аналогично подбирают и приглашают спикеров. Все службы, что несут ответственность за трансфер, кейтеринг и размещение, также привлекаются к плану мероприятий заранее.
Однодневные конференции вполне реально провести на базе имеющегося помещения. В этом случае многие организационные вопросы отпадают, параллельно сокращаются и сроки, выделенные на подготовку.
Что делать после завершения конференции
Существует определенный чек-лист обязательных действий из числа тех, что в порядке нужно совершить по завершению конференции. В частности, необходимо предусмотреть подробный отчёт о проведённом мероприятии и опубликовать его на доступной площадке. Постфактум предоставляется подробная смета с учётом всех реальных затрат, её важно сравнить с той, что была составлена ещё до проведения мероприятия. Обязательно проводятся фотоотчёты и пресс-релизы для прессы, ключевые спикеры дают интервью в различных форматах, им выражается благодарность, в том числе в виде памятных подарков.
В идеале следует организовать специализированную онлайн-площадку для дискуссий, тем самым, дополнительно поддержав интерес к озвученной теме и получив полноценную обратную связь.
Практически любую конференцию, независимо от её тематики, можно назвать весомым вкладом в развитие научной и деловой жизни. Если с целью организации обратиться к профессионалам, то провести такое мероприятие не составит особого труда. Специалисты с опытом предоставят полный перечень услуг, поэтапно подготавливая конференцию под ключ. Экономия в данном случае будет весьма ощутимой, так как подобные организации уже имеют прочные, налаженные отношения с партнёрами, оказывающими поддержку в подготовке, а значит, могут сократить затраты в разы. Обращаясь к тем, кто профессионально подготавливает проведение конференции, можно получить строго разработанную стратегию. Таким образом, гости мероприятия получат самые яркие впечатления от увиденного и услышанного.